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トピック:ETC 保存期間
ガイド 13 / 159

ETC利用記録の保存期間と履歴管理ガイド

日本のETC公式情報に基づき編集

ETC利用照会サービスでは通常のETCクレジットカードとETCパーソナルカードは過去15カ月分、ETCコーポレートカードは過去62日分の利用明細を照会できます。公式サービスの照会可能期間は有限のため、必要な記録はPDFとCSV形式で定期的にダウンロードし、独自のアーカイブを構築することが推奨されます。JTRはメール配信により記録の受信・保管・整理をサポートします。

なぜこの情報が必要か

「今ある記録は、ずっと残るわけではない」、これがETC利用記録について最初に押さえておくべき前提です。公式のETC利用照会サービスは概ね過去15ヶ月分の通行明細を保持しています。個人の日常利用であれば十分ですが、確定申告で長期の証跡を必要とする個人事業主、監査期間が15ヶ月を超える法人、過去の通行を後日参照する可能性がある方にとって、「公式は15ヶ月」というのは備考ではなく計画の前提条件です。 対応の本筋は「保持期間を延ばす交渉」ではなく、「期限切れになる前に自分のコントロール下のアーカイブに転写する」ことです。JTRの日次メール配信はこれを自動化します、お客様の受信箱がアーカイブになり、公式ポータルは上流の取得元として位置づけられます。本ガイドはその運用と、お客様側の責務を整理します。

こんな方におすすめ

  • 長期的な通行料金記録を保管したい個人ドライバー
  • 公式照会期間の経過を懸念する事業者
  • PDF・CSVによる証跡保存が必要な経理部門
  • 62日間という短い照会期間に対応が必要なETCコーポレートカード利用組織

公式システムの基本

本ガイド公開時点で、公式のETC利用照会サービスは概ね過去15ヶ月分のETC通行明細を保持しています。保持期間は過去にも変動があったため、長期計画の前提とする場合は公式の最新情報を必ずご確認ください。 保持期間を超えた個別通行は、公式から取得できなくなります。月締めのカード会社請求書はカード会社側でより長期に保管されることがありますが、通行ごとの詳細(日付・入口IC・出口IC・適用割引・車両番号情報)の粒度は保持されないのが一般的です。 もうひとつの保管落とし穴は、利用照会サービスのアカウント自体の扱いです。公式案内によれば、ログインや利用が概ね450日間ない場合、登録が自動的に解約されます。再登録は可能ですが、解約中はアカウントから明細を照会できないため、長期アーカイブを前提とするお客様は定期的にログインするか、より確実な方法として「手動メンテナンスを必要としない受信箱」へPDF・CSVを日次で転送する仕組みを併用することをおすすめします。 JTRのアーキテクチャは取得後すぐに配信する方式です:MEISAIの生データは取得 → メール配信ペイロードに整形 → 受信箱に送信、の流れで処理され、JTRサーバー上に長期保管されません。永続アーカイブはお客様のメールアカウントに残ります。JTRは運用メタデータ(アカウント設定、配信ルール、承認台帳、車両ニックネーム等)は保持しますが、通行ごとのMEISAI生データセット自体は保持しません。

JTRはETC利用照会サービス・NEXCO・道路事業者とは関係がありません。独立運営のレポート配信支援サービスです。

よくある困りごと

この検索をする方が抱える代表的な悩み

1

確認用に3年分のアーカイブが必要だが公式は短い

今からJTRの日次配信を開始してください。受信箱のアーカイブはお客様の保持設定に応じて成長します。古いデータは公式の保持期間内に取得・保存しておくことをおすすめします。

2

古いメールを紛失した、JTRから再送できますか?

公式の保持期間内であれば再取得可能です。期間を超えた通行は公式からも取得できないため、再送できません。

3

社内のメール保持ポリシーは7年、JTRで対応可能ですか?

はい。アーカイブ寿命は社内のメール保持ポリシーが決定します。JTRは配信を継続し、長期保管はIT側で管理してください。

4

年度途中の導入で年初分を遡って取得したい

公式の保持期間内であれば、初回起動時に1度だけ過去分のバックフィルが可能です。

5

メール受信箱が膨らみすぎる

ラベル/フォルダで保持ポリシーを設定するか、定期的に法人ドキュメントストアにエクスポートしてください。JTRの配信は一定で、保管戦略はお客様側で設計いただけます。

JTRがどう役立つか

JTRは「15ヶ月制約」を「ログインして取得し忘れがちなタスク」から「自動で受信箱に届き、メールが残る限り保管される運用」へと置き換えます。

  • 毎日のPDF + CSVメール配信
  • 受信箱ベースのアーカイブ、メール保持ポリシーに合わせた寿命
  • 初回起動時の1回のみ、公式保持期間内のバックフィル
  • 公式保持期間内であれば再配信が可能
  • JTR側にETC利用照会サービス(MEISAI)の生データを長期保管しない(取得後すぐに配信する方式)
  • 運用メタデータ(承認・車両ニックネーム・配信設定等)はJTR内に保持

※ JTRは「要確認」項目を表示し記録整理を支援しますが、税務・法務・監査・不正の最終判断は行いません。

ステップで見る使い方

1

カード種別を確認する

ETCクレジットカード・ETCパーソナルカードは15か月、ETCコーポレートカードは62日間が照会可能期間です。カード種別によって公式記録の閲覧可能期間が異なるため、最初に確認しましょう。

2

照会可能期間内に記録を取得する

公式サービスの照会期間を過ぎると記録の取得が困難になります。特にETCコーポレートカードは期間が短いため、定期的なダウンロードまたは自動受信の仕組みを整えることが重要です。

3

PDFとCSV両方を保存する

PDFは目視確認や添付資料として、CSVは並べ替えや会計処理用データとして活用できます。どちらか一方だけでなく、両方を保存しておくと後の業務がスムーズです。

4

一貫性のあるファイル名・フォルダ構成にする

年月・カード番号・車両・部署などで整理し、命名規則を統一します。ファイルが存在しても探せなければ意味がないため、組織内でルールを決めて運用しましょう。

5

JTRをアーカイブ支援として活用する

JTRはETC利用照会サービスの公式記録をメール配信し、利用者が長期保存できるよう支援します。公式記録そのものを延長するのではなく、受信後の保管体制を構築する目的で利用します。

6

税務・監査要件は専門家に確認する

インボイス制度対応や監査保存に関しては国税庁やNEXCOの公式案内、税理士・会計士の助言が必要です。JTRは記録整理を支援しますが、税務適合を保証するものではありません。

PDFとCSV

JTRはPDFとCSVの両形式で記録を配信します。PDFは人間が読みやすい文書形式で添付・確認が容易、CSVは並替え・絞込み・インポート・配賦・比較などの構造化処理に適しています。片方だけでなく両方を保存することで、後日の分析や確認対応の柔軟性が高まります。

メール自動配信

JTRのメール配信により、利用者は受信箱内で年月・カード別に記録を検索できます。メールは転送・アーカイブ・チーム共有が容易であり、公式ポータルへの再ログインなしで過去記録を参照できます。ただし組織ポリシーに従った適切なファイル保管も併用することが推奨されます。

活用例

個人ドライバー

毎月PDFをクラウドフォルダに保存し、公式照会期間が過ぎた後も自分で記録を参照できるようにしています。

ETCコーポレートカード管理者

62日間という短い照会期間に対応するため、週次で記録をダウンロードまたはJTR経由で受信し、社内アーカイブを構築しています。

経理チーム

月末にPDFで内容確認、CSVで勘定科目割り付けと集計を行い、両ファイルを会計年度別に保管しています。

官公庁・自治体車両担当

車両ごと・月別にフォルダを分け、後日の情報開示請求や内部監査に備えて長期アーカイブを維持しています。

よくある質問

公式のETC記録の保持期間は?
本ガイド公開時点で概ね15ヶ月です。最新情報は公式のETC利用照会サービスでご確認ください。
JTRはETC利用照会サービス(MEISAI)の生データを保管しますか?
いいえ。取得後すぐに配信する方式です。アーカイブはお客様のメールアカウントに残ります。
監査期間が15ヶ月を超える場合は?
JTRの日次配信を早めに開始し、受信箱アーカイブを長期化することをおすすめします。
18ヶ月前の通行を再取得できますか?
公式の保持期間内であれば可能です。それを超えた通行は公式からも取得できません。
推奨のメール保持設定は?
自動削除しない専用ラベル/フォルダの利用、法人なら社内のIT保持ポリシーへの準拠を推奨します。
導入時のバックフィルは?
公式の保持期間内で、初回起動時に1度だけ過去分の一括取得が可能です。

参考情報

※ 公式情報は変更される場合があります。最新情報は各公式サイトでご確認ください。

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